Năm yếu tố cần xem xét khi mua Máy Scan Nạp Giấy Tự Động (Sheetfed Scanner)

Hiện nay các cuộc trao đổi trong công việc đều không cần giấy tờ; tuy nhiên, hầu hết các tổ chức vẫn cần đến các loại hình văn bản kết hợp giữa kỹ thuật số và in ấn. Các doanh nghiệp này đang nhận ra lợi ích của kỹ thuật số trong việc lưu trữ và quản lý tài liệu, tiết kiệm không gian và mang lại lợi ích cho quy trình và năng suất làm việc.

Ngày nay, để biến tài liệu thành bản cứng thì chỉ cần in chúng ra. Tuy nhiên, từ bản cứng sang văn bản kỹ thuật số lại là một thách thức nho nhỏ, đặc biệt là khi bạn không có các công cụ phù hợp để xử lý việc này.

Công cụ linh hoạt nhất để xử lý là máy scan với nhiều loại và hình thức khác nhau. Đối với các doanh nghiệp xử lý khối lượng tài liệu lớn, chẳng hạn như các công ty pháp lý và kế toán, cho đến nay loại Máy Scan Nạp Giấy Tự Động (Sheetfed Scanner) là một trong những lựa chọn tốt nhất. Vì nó được thiết kế đặc biệt để scan các giấy tờ rời rạc, giúp dễ dàng ghi lại, lập chỉ mục, lưu trữ và thậm chí chia sẻ các tài liệu kinh doanh quan trọng.

Vì mọi tổ chức đều có các nhu cầu cụ thể và đặc thù, nên câu hỏi đặt ra là: các yếu tố nào cần được xem xét khi mua máy scan?

1) Hiệu Suất và Tốc Độ

Khi cần scan một khối lượng lớn giấy tờ, chủ doanh nghiệp cần một máy scan nhanh, bền và dễ sử dụng. Do đó, các nhà sản xuất cần cung cấp các bảng dữ liệu thể hiện được tốc độ của các máy scan nạp giấy tự động mà họ chào bán.

Tốc độ scan của máy thường được đo bằng số trang trên mỗi phút (ppm); hoặc số lần hiển thị trên mỗi phút (ipm) – chỉ số cho thấy khả năng của máy khi tự động scan hai mặt của tờ giấy.

Ngày nay, hầu hết các máy scan nạp giấy tự động đều có tốc độ scan tuyệt vời trên nhiều văn bản khác nhau. Chẳng hạn, dòng Epson Epson WorkForce có tốc độ scan tương đương 65ppm/130ipm.

2) Độ tin cậy

Ngoài tốc độ, còn phải xem xét chu kỳ hoạt động hàng ngày của máy scan. Đây là yếu tố thể hiện số lần scan trung bình cần đề xuất cho máy scan. Mặc dù chu kỳ hoạt động cung cấp cho người dùng thông tin về cách sử dụng phù hợp, chỉ số này lại không nhất thiết để đo độ bền của máy scan. Nếu người dùng scan nhiều hơn chu kỳ của máy, có thể sẽ không ảnh hưởng ngay lập tức đến máy, tuy nhiên có thể ảnh hưởng đến vòng đời của máy scan theo thời gian.

Chủ doanh nghiệp nên xem xét khía cạnh này khi chọn máy scan nạp giấy tự động để đảm bảo rằng loại máy đó thực sự phù hợp với nhu cầu và ngân sách của họ. Chẳng hạn, máy scan Epson WorkForce có chu kỳ hoạt động lên tới 6.000 trang mỗi ngày.

3) Tính linh hoạt

Các chủ doanh nghiệp muốn tận dụng tối đa máy scan của mình thường tìm kiếm tính năng linh hoạt của máy, đặc biệt khi họ cần scan các kích cỡ và loại văn bản/vật dụng khác nhau. Máy scan nạp giấy tự động hiện nay có thể đáp ứng yêu cầu này nếu nó có bộ chuyển đổi máy scan mặt kính phẳng (flatbed scanner).

Ví dụ, Epson WorkForce DS-530 với chức năng Flatbed Dock có thể được sử dụng với Epson Perfection V39 để cung cấp tùy chọn phẳng cho người dùng cần scan các văn bản như hộ chiếu, sách, các văn bản dính liền nhau hoặc các loại giấy tờ nhỏ và mong manh dễ hỏng như hóa đơn.

4) Quản Lý Khối Lượng và các Loại Tài liệu Khác Nhau

Ngoài ra, cần nhiều tính năng cần thiết khác để quản lý nhiều loại tài liệu khác nhau. Vài máy scan nạp giấy tự động có Bộ Nạp Tài Liệu Tự Động (ADF) giúp giữ nhiều tài liệu không dính liền nhau. Nếu cần scan các lô tài liệu lớn, doanh nghiệp phải cần đến một ADF có thể chứa hàng trăm tờ giấy trở lên.

Chẳng hạn, Epson DS-780N, có thời gian làm nóng bằng 0, sở hữu Bộ Nạp Tài Liệu Tự Động (ADF) dung lượng 100 tờ và hoạt động nhanh ở tốc độ 45ppm/90ipm và 300dpi cho cả in màu và in đơn sắc.

Với Bộ Nạp Tài Liệu Tự Động (ADF), nhiều người không biết rằng máy scan nạp giấy tự động cũng có thể scan nhiều loại tài liệu, bao gồm các tài liệu mỏng manh, dễ hỏng như thẻ CMND (ID), hoá đơn, miễn là các giấy tờ này dài không quá 6 mét.

Bên cạnh ADF, một số máy scan nạp giấy tự động cũng sở hữu các tính năng thông minh khác. Ví dụ, máy scan Epson WorkForce có Hệ Thống Con Lăn Tách Rời Chủ Động (Active Separation Roller System) giúp ngăn chặn việc nạp tài liệu hai lần, đảm bảo mọi mảnh giấy được scan và chụp chính xác ở chất lượng cao nhất. Chúng cũng được tích hợp tính năng “Tự Động Bỏ Qua Khi Phát Hiện Nguồn Cấp Dữ Liệu Kép” (Double Feed Detection Skip) cho phép scan các vật liệu khó như phong bì hoặc tài liệu có dán ghi chú mà không còn phải lo khi vô tình chạm nút ngừng scan.

5) Chức Năng Kết Nối Mạng và Wi-Fi

Một trong những vấn đề lớn nhất mà các doanh nghiệp thường đối mặt khi sử dụng máy scan nạp giấy tự động là khả năng hoạt động với nhiều người dùng cùng lúc, đặc biệt với các dòng máy cao cấp có kết nối mạng và Wifi.

Một số dòng máy, chẳng hạn như Epson WorkForce DS-570W, được trang bị Bộ Giao Diện Mạng Tùy Chọn (Network Interface Unit), cho phép chia sẻ máy scan với một nhóm làm việc thông qua kết nối Ethernet. Ngoài ra, DS-570W, chẳng hạn, cung cấp tiện ích scan không dây bằng Wi-Fi, Điểm Truy Cập Wi-Fi (Wi-Fi A/P) và Giao Tiếp Trường Gần (NFC).

Khi chế độ này được bật lên, máy scan DS-570W hoạt động như một điểm truy cập, cho phép các thiết bị di động kết nối trực tiếp với máy scan mà không cần bộ định tuyến (router) hoặc điểm truy cập. Điều này rất lý tưởng cho các nơi cho phép “Mang Theo Thiết Bị của Riêng Bạn” (BYOD); thậm chí có thể sử dụng dịch vụ đám mây dễ dàng hơn để scan, lưu trữ và tập trung tất cả các tài liệu quan trọng, từ đó cho phép nhân viên truy cập được mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị mà họ có.

Tiến thêm một bước nữa về khả năng truy cập, Epson cho phép in hoặc scan tài liệu với tính năng “Kết Nối Epson” (Epson Connect). Tính năng này cho phép người dùng liên kết với máy in Epson không dây từ bất kỳ điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính bàn từ bất cứ nơi nào trên thế giới. Để in hoặc scan, người dùng chỉ cần gửi tài liệu từ thiết bị của mình đến email của chính máy in hoặc tải lên các tài khoản lưu trữ trực tuyến được hỗ trợ bởi máy in Epson. Và đặc biệt, Epson có một lớp bảo mật bổ sung cho tính năng in email này: Người dùng có thể thay đổi địa chỉ email của thiết bị, và bật chức năng Danh Sách Người Gửi Được Chấp Nhận để việc in ấn được an toàn hơn.

Với sự tiến bộ của công nghệ ngày nay, các chủ doanh nghiệp đang có các tùy chọn tốt nhất để giải quyết nhu cầu scan tài liệu của mình. Epson đã tập trung vào các chi tiết khi tích hợp công nghệ tiên tiến có trong máy scan nạp giấy tự động WorkForce, để đảm bảo chất lượng, tốc độ và sự nhanh nhạy từ đó giúp tự động hóa quy trình, đồng thời tăng năng suất và khả năng hoạt động cho doanh nghiệp.