Bí quyết kiểm soát chi phí in ấn

Th10 8, 2018Các bài viết chuyên sâu, Kinh doanh & Trang chủ, Máy in và Máy quét

I CAN READ, nhà cung cấp dịch vụ giáo dục đã vật lộn với chi phí in ấn cao trong vài năm nay khi mà số lượng in lên tới 4.000 trang mỗi tháng.

I CAN READ hiện có khoảng 150 nhân viên làm việc tại Singapore và chuyên cung cấp các lớp dạy đọc – viết tiếng Anh cho trẻ nhỏ và học sinh tiểu học trong vòng 15 năm qua.

Trong những năm gần đây, I CAN READ ngày càng phụ thuộc vào các máy in thuê để in các báo cáo liên quan đến công việc tại 24 trung tâm giáo dục đặt khắp đảo quốc Singapore.

I CAN READ cần một giải pháp bền vững để đáp ứng nhu cầu in ấn, đồng thời tiết kiệm chi phí in vốn đang tăng cao cùng với đà tăng trưởng kinh doanh của mình.

Kevin Zeng, Giám đốc Vận hành Khu vực của I CAN READ, cho biết công ty này thích các máy in cân bằng được chất lượng và chi phí in ấn.

“Một vấn đề quan trọng mà chúng tôi gặp phải là chi phí in ấn cao; và nếu sử dụng máy in có chi phí thấp hơn, thì chất lượng in lại kém.”

Cùng với tốc độ in ấn, dịch vụ hậu mãi và thời gian sửa chữa cũng đóng vai trò quan trọng. “Tốc độ in chậm sẽ cản trở công việc khi chúng tôi cần in số lượng lớn trong thời gian ngắn”, Zeng cho biết.

Khi tham quan phòng trưng bày sản phẩm của Epson, Zeng và cộng sự đã thử nghiệm dòng máy in Epson WorkForce Pro WF-R8591; và quyết định chọn loại có Hệ thống Gói mực Thay thế (RIPS).

RIPS đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tập trung hoá nhu cầu in ấn, trong khi vẫn giảm thiểu số lượng hộp mực cần sử dụng.

RIPS sử dụng hộp mực dung lượng cao hơn nhiều so với hộp mực truyền thống, từ đó cho phép Epson WF-R8591 mang lại hiệu suất in lên đến hơn 75.000 trang mà không cần thay mực.

Epson WF-R8591 đã hoạt động tốt ở I CAN READ trong một thời gian dài. Hằng ngày, chiếc máy in này vẫn được sử dụng bởi 35 người tại trụ sở của I CAN READ để in nhiều loại văn bản, từ bản nháp đầu tiên cho đến phiên bản cuối cùng.

Quan trọng hơn là chi phí in màu của công ty hiện nay thấp hơn so với các máy in thuê trước đó, Zeng cho biết.

“Chi phí sở hữu máy in là hợp lý, và Epson WF-R8591 là một sản phẩm đáng tin cậy, cân bằng được chi phí và chất lượng in. Chúng tôi thật sự ngạc nhiên khi chất lượng in hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu trong khi chi phí trên từng bản in thấp và hiệu suất in trên từng hộp mực cao” – Zeng cho biết thêm.

Thật ra, chất lượng in cao phần lớn là do sử dụng mực Epson Epson DURABrite Ultra và công nghệ đầu in PrecisionCore cung cấp độ phân giải lên tới 4.800 x 1.200 dpi. Không cần thời gian khởi động máy, trang đầu tiên có thể được in trong thời gian dưới 7 giây.

Zeng cũng hài lòng với tốc độ in của Epson WF-R8591. Máy in này cung cấp tốc độ in mặc định lên đến 24 lần hiển thị trên một phút (ipm) và tốc độ in nháp lên tới 34 trang/phút (ppm) cho cả in trắng đen và in màu.

Để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp đang phát triển như I CAN READ, Epson WF-R8591 có thể được nâng cấp với các khay giấy bổ sung để tăng lượng giấy đầu vào lên đến 1.800 tờ.

Giấy có kích cỡ khác nhau được đặt trong các khay khác nhau và được lựa chọn in một cách tự động. Luôn có sẵn một khay giấy ưu tiên để bổ sung các mẫu giấy như giấy tiêu đề (letter head), ngoài ra còn có khay phía sau hỗ trợ sử dụng các bản in đặc biệt như in ảnh.

Zeng cho biết Epson WF-R8591 rất dễ sử dụng. Các đồng nghiệp của anh có thể dễ dàng tìm ra giao diện người dùng sau vài lần thử. Máy in cũng được trang bị một loạt các tùy chọn kết nối như Ethernet, Wi-Fi, fax RJ-11, cộng với Wi-Fi Direct cho phép bốn thiết bị đồng thời kết nối với máy in.

Để tóm tắt tác động của Epson WF-R8591 đến công việc kinh doanh của I CAN READ cho đến nay, Zeng nói: “Với máy in Epson, chúng tôi chắc chắn đã tăng được năng suất của mình. Các đồng nghiệp ở trụ sở chính của I CAN READ không còn phải chia sẻ một máy in chính, đặc biệt khi chúng tôi phải in với số lượng lớn. Chúng tôi đang trang bị cho các trung tâm vận hành của mình máy in WF-R8591 sau khi hợp đồng thuê máy in hiện tại hết hạn.”

THỬ THÁCH

I CAN READ đang tìm cách thay thế máy in thuê của mình bằng máy in có thể cung cấp bản in chất lượng tốt với chi phí thấp. Loại máy này giúp in số lượng lớn với tốc độ cao, vì bất kỳ sự chậm trễ nào trong in ấn sẽ cản trở năng suất hoạt động tại I CAN READ.

GIẢI PHÁP

Epson WorkForce Pro WF-R8591 mang lại hiệu suất cao lên tới 75.000 trang, in liên tục cả trắng đen và màu, cùng với chất lượng đầu ra chuyên nghiệp ở tốc độ cao.

LỢI ÍCH