Chuyển đổi từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử chính là chất xúc tác cho sự tăng trưởng năng suất mang tính cách mạng của chính phủ và doanh nghiệp. Lưu trữ điện tử không chỉ là đơn giản là chuyển đổi tài liệu sang dạng điện tử – mà còn là cách hợp lý hóa và đơn giản hóa quy trình làm việc, chuyển sang phương pháp lưu trữ thông minh, tăng hiệu quả và năng suất làm việc với sự trợ giúp của máy scan.

Theo cách lưu trữ hồ sơ truyền thống, người dùng cần có một diện tích lớn để sắp xếp hàng loạt tài liệu bản cứng và các hồ sơ cần thiết. Tuy nhiên, họ phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm và sàng lọc tài liệu do thường xuyên gặp phải tình trạng sai tên, để nhầm vị trí,…

Với kho lưu trữ thông minh, ta có thể loại bỏ rất nhiều yếu tố gây cản trở năng suất của nhân sự và sự phát triển tổ chức. Nhiều tổ chức cần đảm bảo tài liệu của họ có thể sử dụng về lâu dài. Tuy nhiên, phương pháp lưu trữ truyền thống phụ thuộc vào việc con người có cung cấp đúng thông tin để lập và lưu trữ tài liệu hay không, và chúng ta thường xuyên mắc lỗi khiến các tài liệu này giảm đi tuổi thọ do hư hỏng và thất lạc. Sai sót do con người có thể chấp nhận được trong một số tình huống, tuy nhiên với một số ngành như Y tế thì hiệu suất kém hay các lỗi liên quan sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Thay đổi năng suất làm việc

Chuyển đổi số đang diễn ra với tất cả các ngành công nghiệp trên diện rộng, và Y tế có lẽ là ngành chịu tác động lớn nhất. [1]Lưu trữ điện tử ngày càng được áp dụng rộng rãi, nhờ đó ngành Y tế có thể cung cấp dịch vụ chăm sóc cải tiến cho bệnh nhân. Từ chăm sóc bệnh nhân hợp lý và hiệu quả, ứng dụng khám chữa bệnh từ xa hoặc y học từ xa, nghĩa là bệnh nhân có thể trao đổi với bác sĩ qua cuộc gọi video, cho đến khả năng chia sẻ ca bệnh giữa các bệnh viện. Trong y tế, lưu trữ điện tử đảm bảo luôn cập nhật tất cả hồ sơ, nhờ đó mang lại thay đổi tích cực cho bệnh nhân, giúp họ cải thiện và thay đổi chất lượng cuộc sống. Mặc dù phương pháp scan có nhiều ứng dụng cụ thể trong ngành Y tế, nhưng nó có một số điểm tương đồng nếu xét tới các doanh nghiệp và các tác động mà lưu trữ điện tử mang lại.

Đa số các văn phòng đều sẽ có một phòng lưu trữ riêng cho nhiều tài liệu chồng chất, trong đó có một số tài liệu về thông tin bảo mật. Đối với lưu trữ truyền thống, công việc phân loại vô cùng tẻ nhạt, tốn nhiều thời gian và công sức, thay vào đó, nhân viên có thể dành thời gian tập trung vào các công việc gia tăng giá trị hơn.

Với những cải tiến mới của máy scan ngày nay, các tổ chức có thể giảm không gian lưu trữ tài liệu bằng cách đặt ở góc văn phòng một chiếc máy scan nhỏ gọn và hiện đại từ Epson – thương hiệu chiếm thị phần số 1 về máy scan tài liệu tại khu vực Đông Nam Á[2]. Điểm khác biệt so với lưu trữ truyền thống là giảm bớt áp lực lên bộ phận back-end và front-end bằng cách mang lại một phương pháp thông minh và hiện đại để dễ dàng truy cập và trích xuất thông tin. Mặc dù nhiều ngành công nghiệp đang chuyển sang phương pháp số hóa, nhưng giấy tờ bản cứng vẫn đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày, cho dù là tài liệu pháp lý, tài chính hay hồ sơ và biên lai y tế, khách hàng và chính phủ. Lưu trữ điện tử hoặc nhúng tài liệu điện tử cũng đã mở ra một con đường mới để các doanh nghiệp giữ chân và thu hút khách hàng mới.

Ngày nay, khách hàng đang tìm kiếm phương pháp để giải quyết các vấn đề hành chính một cách thuận tiện, mọi nơi mọi lúc. Với khả năng scan tài liệu từ điện thoại di động, ký tài liệu trên các ứng dụng như DocuSign và tính năng lưu trữ vô hạn của đám mây, những doanh nghiệp sử dụng tài liệu điện tử sẽ không bị hạn chế bởi phương pháp lưu trữ truyền thống. Scan tài liệu lên đám mây không chỉ giúp lưu trữ, truy xuất tài liệu nhanh chóng và thuận tiện hơn mà còn giảm tác động đến môi trường bằng cách giảm nhu cầu về giấy và in ấn.

Công nghệ không ngừng phát triển, doanh nghiệp phải luôn đặt khách hàng làm trọng tâm, do đó, tổng hợp  và lưu trữ toàn bộ thông tin về khách hàng là nhu cầu cấp thiết. Khác với lưu trữ truyền thống, trong đó tài liệu được lưu trữ rải rác ở nhiều nơi, lưu trữ điện tử và công nghệ hiện nay mang đến một nguồn thông tin duy nhất cho các doanh nghiệp, nhờ đó, thông tin luôn chính xác, đáng tin cậy và cho phép truy cập ngay lập tức. Sau khi hợp nhất tài liệu, mọi thành viên trong cùng một tổ chức có thể truy cập cùng một thông tin, nâng cao trải nghiệm dịch vụ cá nhân hóa cho khách hàng với chất lượng nhất quán, bền bỉ trong suốt toàn bộ hành trình.

Lợi ích của Scan cùng tính bền vững

Một trong những lợi ích ít được nhắc đến của giải pháp scan chính là tính bền vững mà nó mang lại. Với những tổ chức có nhiều tài liệu bảo mật, bằng cách chia sẻ thông qua nền tảng kỹ thuật số, nhu cầu gửi tài liệu qua thư từ và chuyển phát nhanh sẽ giảm đi, đồng nghĩa với giảm nguy cơ thất thoát thông tin bảo mật, và quan trọng hơn là giảm đáng kể lượng khí thải carbon.

Tóm lại, lưu trữ điện tử là một hình thức hiệu quả thay cho lưu trữ truyền thống để tăng năng suất và thúc đẩy tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.

[1] Mckinsey “How COVID-19 has pushed companies over the technology tipping point—and transformed business forever”

[2] 2021H2 Document Imaging Scanner Historical Release – Epson_ASEAN và Ấn Độ