fbpx

Cùng máy quét Epson mang đến dịch vụ công hiệu quả hơn

Th7 14, 2020Kinh doanh & Trang chủ, Máy in và Máy quét

Thu thập và lưu trữ khối lượng thông tin lớn là nhiệm vụ khó khăn với mọi đơn vị chính quyền địa phương (LGU) vì họ phải xử lý, quản lý và sắp xếp hàng trăm tài liệu mỗi ngày. Hầu hết LGU vẫn sử dụng các hệ thống hoạt động bằng cách phân loại hồ sơ theo bản cứng, do đó việc truy xuất tài liệu là một nhiệm vụ tốn thời gian do phải kiểm tra vô số ngăn và chồng giấy.

Để hợp lý hóa quy trình này, một số văn phòng chính phủ đang sử dụng hệ thống lưu trữ tài liệu hiện đại bao gồm scan và lưu trữ số. Đối với LGU của Thành phố Buhi, số hóa tài liệu đã làm thay đổi cách thức cung cấp dịch vụ công cho cử tri của họ.

Buhi, CamSur số hóa hồ sơ để cung cấp dịch vụ hiệu quả hơn cho người dân Buhinon

 

Cải thiện dịch vụ công nhờ công nghệ

Được thành lập tại trung tâm của Camarines Sur ở Vùng Bicol, Thành phố Buhi từng là một khu định cư tị nạn nhỏ tại thời điểm xảy ra vụ phun trào núi lửa Mayon vào những năm 1500. Hiện tại, Buhi là nơi cư trú của hơn 77,000 người dân địa phương, hay còn gọi là Buhinon, đã thành lập khu định cư vĩnh viễn tại khu vực.

Do ngày càng phát triển, thành phố yêu cầu LGU tìm cách cải thiện dịch vụ công, bao gồm việc sử dụng những cải tiến và công cụ mới nhất, để mang lại kết quả tốt hơn khi cử tri có việc cần đến Tòa thị chính.

“Là công chức, chúng tôi phải được trang bị những công cụ phù hợp để phục vụ người dân Buhinon hiệu quả hơn. Chúng tôi muốn người dân cảm thấy chính phủ địa phương làm việc nhanh chóng và hiệu quả vì chúng tôi quan tâm đến thời gian và công sức của họ mỗi khi họ đến văn phòng chính phủ để giao dịch”, Mark Anthony Nazarrea, nhân viên công nghệ thông tin thành phố Buhi cho hay.

Với 14 năm kinh nghiệm, Nazarrea cũng biết rằng giao dịch trực tuyến và các phương pháp lưu trữ kỹ thuật số có thể giúp văn phòng của họ phục vụ khách hàng hiệu quả hơn. Phương pháp tiếp cận này sẽ cải thiện hoạt động của văn phòng như thế nào?

 

Giải phóng không gian

Một trong những thách thức mà LGU của Buhi từng phải đối mặt là phương pháp xếp hồ sơ bằng giấy. Các hồ sơ và ngăn đựng tài liệu chiếm diện tích không gian lớn trong văn phòng.

Đơn vị chính quyền địa phương, Buhi

“Khi được bổ nhiệm làm cán bộ Nhân sự của thành phố, tôi nhận ra rằng văn phòng của chúng tôi quá nhỏ dù vẫn có đủ chỗ cho nhân viên. Không gian làm việc có vẻ lộn xộn do hồ sơ và tài liệu chiếm rất nhiều chỗ”, Beethoven J.E. Nachor, Cán bộ Nhân sự của LGU, Buhi, cho biết.

Nhờ scan và lưu trữ tài liệu, các hồ sơ hiện được lưu trữ trong máy chủ, giải phóng không gian cho văn phòng và tập trung tất cả hồ sơ vào một nền tảng.

 

Truy xuất nhanh hơn

Tài liệu của văn phòng chính quyền địa phương thường bao gồm giấy phép kinh doanh, hồ sơ nhân sự, hợp đồng và các giấy tờ khác liên quan đến các hoạt động phát triển chính sách. Khi lưu trữ bằng giấy, nhân viên phải tự kiểm tra từng ngăn đựng để tìm những tài liệu này.

“Khi có khách, chúng tôi thường phải tốn thời gian tìm tài liệu cụ thể mà họ cần. Chúng tôi đã có quá nhiều tài liệu rồi. Vì vậy, chúng tôi tự hỏi, làm thế nào để rút ngắn thời gian truy xuất hiệu quả nhất? Khi đó, chúng tôi đã nghĩ đến chuyện số hóa hồ sơ để tìm kiếm những tài liệu cụ thể bằng máy tính nhanh hơn, dễ dàng hơn thay vì phương thức thủ công tốn thời gian”, Nachor nói thêm.

Bằng cách số hóa hồ sơ, tài liệu giấy được scan và chuyển thành các tài liệu số dễ tìm kiếm. Nhờ đó, mỗi khi cần tìm thông tin, kể cả những tài liệu cũ hơn, nhân viên có thể truy xuất tài liệu hết sức đơn giản, chỉ bằng một cú nhấp chuột, giúp thực hiện giao dịch nhanh hơn và bớt tẻ nhạt hơn.

 

Thiết bị scan phù hợp

Sử dụng thiết bị scan phù hợp là điều hết sức quan trọng nhằm đảm bảo các tài liệu do LGU tạo ra được quét nhanh chóng và rõ ràng. Buhi đã tìm ra bạn đồng hành hoàn hảo với máy quét WorkForce DS-410 của Epson.

Máy quét WorkForce DS-410 là máy quét nạp giấy sở hữu nhiều tính năng làm việc hiệu quả với chi phí thấp. Máy quét nhỏ gọn này được trang bị Bộ nạp tài liệu tự động tích hợp giúp scan nhanh và đơn giản.

Epson WorkForce DS-410

“Chúng tôi đã nhận được máy quét Epson WorkForce DS-410 vào tuần cuối cùng của tháng Một. Máy quét được gửi đến rất đúng lúc vì chúng tôi đang trong quá trình số hóa hồ sơ. Chúng tôi biết chiếc máy quét này sẽ làm việc hiệu quả vì tốc độ quét rất nhanh. Chúng tôi không cần phải làm lần lượt nữa, không giống như khi sử dụng máy quét hình phẳng lúc trước với việc đưa giấy vào một cách thủ công và phải lật tài liệu hai mặt để scan mặt còn lại. Hiện tại, quét tài liệu tiêu tốn ít thời gian hơn. Hình ảnh đẹp và thao tác nhanh chóng”, Nachor chia sẻ.

Máy quét DS-410 cũng tự hào về công nghệ phát hiện giấy kéo đúp và bảo vệ giấy nhằm đảm bảo bảo vệ bản gốc và scan từng trang. Một bộ cảm biến LED tiên tiến sẽ phát hiện khi nạp hai tờ giấy cùng một lúc, dừng thiết bị ngay lập tức và phát cảnh báo cho người dùng. Mặt khác, công nghệ bảo vệ giúp ngăn ngừa kẹt giấy và hư hại bằng cách tự động ngừng khi thiết bị phát hiện tài liệu dập ghim hoặc bất thường.

Máy quét còn sở hữu thiết kế mạnh mẽ với thân máy gọn gàng chiếm ít không gian trên bàn làm việc nên có thể đặt vừa kể cả trong văn phòng nhỏ nhất. Máy quét có thể scan với tốc độ lên đến 26 trang/phút hay 52 ảnh/phút và xử lý trọng lượng giấy từ 50 g/m² đến 209 g/m². Chế độ giấy A3 thủ công cũng cho phép scan đặc biệt các bản gốc có định dạng lớn hơn.

“Khi yêu cầu thiết bị cho văn phòng, chúng tôi không nêu tên thương hiệu. Chúng tôi chỉ đưa ra những đặc điểm kỹ thuật cần thiết. Thật tình cờ là từ máy in cho đến máy quét mua gần đây, Epson đều có thể cung cấp tất cả những tính năng mà chúng tôi cần”, Nachor chia sẻ thêm.

Với những tiến bộ công nghệ hiện nay, các chính quyền địa phương hiện có thể tiếp cận những công cụ tốt nhất, có thể hỗ trợ tự động hóa và quản lý tài liệu. Máy quét nạp giấy WorkForce của Epson mang đến chất lượng, tốc độ và sự nhanh chóng phù hợp cần thiết trong số hóa tài liệu để trợ giúp các LGU cung cấp dịch vụ tốt hơn cho người dân.

0 Comments

Submit a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Posts You May Like

Liên kết mạng xã hội với chúng tôi

Share This